დროის მართვისა და თვითმენეჯმენტის ურთიერთდამოკიდებულების თავისებურებანი

ხათუნა ბებნაძე, ეკონომიკის მეცნიერებათა კანდიდატი, ასოც. პროფესორი

ყოველ ადამიანს და განსაკუთრებით მათ, ვინც მენეჯერის კარიერისთვის ემზადება ან უკვე მენეჯერიცაა, თავის საქმიანობასთან დაკავშირებული პრობლემებისა და კრიტიკული სიტუაციების მართვის უნარი უნდა შესწევდეს. საკუთარი მოქმედების, ქცევების მართვის, პირადი დროის ეფექტიანი დაგეგმვის, შრომის მეცნიერული ორგანიზაციისა და სხვა აპრობირებული მეთოდების გამოყენების დროს, გამოსავლის პოვნა თვით ყველაზე რთული სიტუაციებიდანაც შესაძლებელია.

საკუთარი საქმიანობის, პირადი დროისა და საერთოდ ცხოვრების დაგეგმვა, მართვა და კონტროლი, პიროვნების განვითარება და სრულყოფა – თვითმენეჯმენტის ამოცანათა არასრული ჩამონათვალია. ცნობილია, რომ დრო მატერიის არსებობის ძირითადი ფორმაა, რომელიც გამოიხატება ერთიმეორის მონაცვლე მოვლენების კანონზომიერი კოორდინირებით. იგი არსებობს ობიექტურად და განუყრელადაა დაკავშირებული მატერიის მოძრაობასთან. დროის ატრიბუტია შეუქცევადობა – მიმდინარეობს წარსულიდან მომავლისაკენ და აქვს ერთი განზომილება.
თვითმენეჯმენტი ყოველდღიურ ცხოვრებაში მუშაობის აპრობირებული მეთოდების თანამიმდევრული და მიზანმიმართული რეალიზებაა. ხშირად ადამიანი კარგავს რეალობის შეგრძნებას და წვრილმანებისთვის უამრავ დროს ხარჯავს. თუ ყურადღებით ადევნებთ თვალყურს რით ხართ დაკავებული დღის განმავლობაში, ერიდებით იმ საქმიანობას, რომელსაც დროის ფლანგვის მეტი არაფერი მოაქვს, შეძლებთ გაცილებით ეფექტიანად გამოიყენოთ სამუშაო დროის თითოეული საათი.
ცნობილია, რომ ფულადი კაპიტალისაგან განსხვავებით, დროის კაპიტალის აღდგენა შეუძლებელია. მისი მოპოვება არსად, არასდროს, არანაირი ოპერაციის შედეგად არ ხდება. ასევე შეუძლებელია მისი შენახვა, დაგროვება, გამრავლება, გასხვისება და ა.შ. ერთადერთი, რაც შესაძლებელია, არსებული რესურსის რაციონალური გამოყენებაა. აღსანიშნავია, რომ ადამიანთა გარკვეული ნაწილი სამუშაო დროის მნიშვნელოვან ნაწილს ან არაეფექტიანად იყენებს, ან საერთოდ კარგავს. ეს, უპირველეს ყოვლისა, შრომის ცუდი ორგანიზაციის, თვითმენეჯმენტის ელემენტარული პრინციპების არცოდნის, უპასუხისმგებლობისა და უდისციპლინობის ბრალია.
დროის რაციონალური მართვისათვის აუცილებელია მუშაობის მეთოდების სრულყოფა და გამოთავისუფლებული რესურსის უფრო ეფექტიანად გამოყენება. დროის მართვის საფუძვლების ცოდნა, იმის კონტროლი, თუ რას, როგორ და როდის ვაკეთებთ, დაგვეხმარება ჩვენი საქმიანობის ეფექტიანობის ამაღლებაში.
ხშირ შემთხვევაში ადამიანები სათანადოდ ვერ აფასებენ დროის მართვის ეფექტიანობას, მის მნიშვნელობას პირად და კორპორაციულ საქმიანობაში. ორგანიზაციაში, როგორც წესი, არ გამოიყენებენ შრომის ეფექტიანობის ზრდის ისეთ საშუალებებს, როგორიცაა ყოველდღიური საქმიანობის მენეჯმენტის სრულყოფა, კორპორაციული სტრატეგიის შემუშავება და ა.შ. იქმნება შთაბეჭდილება, თითქოს დროის მართვის აპრობირებული მეთოდების პრაქტიკაში დანერგვა ბოლო მომენტში მხოლოდ იმ შემთხვევაში უნდა მოხდეს, როდესაც ეფექტიანობის სხვა რეზერვები ამოიწურება. პრაქტიკა ადასტურებს, რომ რეალურად დროის რაციონალური გამოყენების ეფექტი მრავალმხრივია და ხშირად იგი ორგანიზაციული გარდაქმნის ოპტიმალური ინსტრუმენტი ხდება. რაოდენ რაციონალურადაც არ უნდა დაიგეგმოს სამუშაო, დროის ფაქტორის გაუთვალისწინებლად მისი მაქსიმალური პროდუქტიულობით შესრულება შეუძლებელია.
ადამიანთა უმრავლესობას თავიანთ საქმიანობაში მუდმივად აწუხებთ დროის პრობლემა: თუ რამდენად ეფექტიანად გამოიყენება სამუშაო დრო, ან ხომ არ ეთმობა კუთვნილი დროის დიდი ნაწილი უნაყოფო ან დაბალეფექტიან საქმიანობას? ხშირია შემთხვევები, როცა ადამიანები იმეორებენ ერთსა და იმავე შეცდომებს: ბევრს ლაპარაკობენ ტელეფონზე, ცვლიან შესასრულებელი სამუშაოების თანმიმდევრობას, რის გამოც ერთმანეთში ერევათ მთავარი და მეორეხარისხოვანი საქმიანობა, უჭირთ ყოველდღიური ფოსტის, საქმიანი კორესპონდენციის გარჩევა, ინფორმაციებზე რეაგირება და სხვა.
დროის ორგანიზების ხერხებისა და მეთოდების ძიება მენეჯერისა თუ მმართველის მუშაობის ინდივიდუალური სტილის ღრმა ანალიზთან არის დაკავშირებული. ამიტომ მნიშვნელოვანია სწორად განისაზღვროს ისეთი პარამეტრები, როგორიცაა: ტემპერამენტი, კომპლექსურობა, მიზნების პრიორიტეტულობა და სხვა. სამუშაო დროის მაქსიმალურად ეფექტიანად გამოყენების მიზნით ეს საშუალებას მოგვცემს კონკრეტული ადამიანებისთვის შეირჩეს მუშაობის ინდივიდუალური, ოპტიმალური სტილი.
ინტელექტუალური შრომის დროის მუშაობის პროცესი შეიძლება სამ ნაწილად დაიყოს:
1. ახალი ინფორმაციის დაგროვება და დამუშავება;
2. ინფორმაციის გაცემა და განაწილება;
3. დასვენება და ფსიქიკური დაძაბულობის მოხსნა.
თითოეული მათგანი პიროვნების ჰარმონიული განვითარების განუყოფელი ნაწილია. მათ შორის პროპორციების დარღვევამ ან რომელიმე მათგანის იგნორირებამ საბოლოოდ შეიძლება მუშაობის უნარის დაქვეითება გამოიწვიოს, რაც უარყოფითად აისახება შრომის ეფექტიანობაზე.
პრაქტიკაში დროის მართვის თვალსაზრისით ოთხი მიმართულება გამოიყოფა:
1. სასწრაფო და მნიშვნელოვანი ძირითადი სამუშაოების (კრიზისული მოქმედებები, პრობლემები, საქმეები, რომელთა შესრულებასაც ვადა გასდის) შესრულება;
2. არასასწრაფო და მნიშვნელოვანი სამუშაოების (რაღაცის თავიდან აცილება, გაფრთხილება, წინასწარი ზომების მიღება, ურთიერთობების აგება ადამიანებთან; დაგეგმვა, შემოქმედებითი მუშაობა) შესრულება;
3. სასწრაფო და არამნიშვნელოვანი სამუშაოების (ზოგიერთი შეხვედრა, ზოგიერთი პრობლემა, რომელიც გვაწუხებს) შესრულება;
4. არასასწრაფო და არამნიშვნელოვანი სამუშაოების (ზოგიერთი სატელეფონო ზარი, დროის მფლანგველური მოქმედება და ა.შ.) შესრულება.
სასწრაფო სამუშაოები სასწრაფო რეაგირებას მოითხოვს. ხშირად მათი შესრულება სასიამოვნოა და ადვილიც, ხშირად – პირიქით. მნიშვნელოვანი კი ის საქმეებია, რომლებიც საქმიანობის შედეგებს, ფასეულობებსა და პრიორიტეტულ მიზნებს უკავშირდება.
სასწრაფო და მნიშვნელოვან სამუშაოებს ხშირად კრიზისულს ან პრობლემურს უწოდებენ. ყველა ადამიანი მეტ-ნაკლებად ასრულებს ასეთ სამუშაოს, რადგან ერთი პრობლემის გადაწყვეტას მეორე პრობლემის წარმოშობა მოსდევს და ა.შ. ბევრი ადამიანისთვის ყოველდღიური პრობლემები ძალზე დამთრგუნველია და მათთვის შვებაა მიმართონ მეოთხე მოქმედებას – არასასწრაფო აქტივობებს. დროის დიდ ნაწილს ისინი პირველ სამუშაოებს უთმობენ, დანარჩენს კი – მეოთხეს. ასეთი ადამიანები კრიზისული ცხოვრებით ცხოვრობენ და მუდმივად პრობლემურ ვითარებაში იმყოფებიან. ისეთი მუშაკებიც არიან, რომლებიც დიდ დროს ხარჯავენ სასწრაფო, მაგრამ არამნიშვნელოვან აქტივობებზე და თან ჰგონიათ, რომ სასწრაფოსთან ერთად მნიშვნელოვან საქმეებსაც აკეთებენ. ამის შედეგია მიზნებისა და ამოცანებისათვის ნაკლები მნიშვნელობის მინიჭება, საკუთარი თავის უკონტროლობა, ზედაპირული და არამყარი ურთიერთობები. ისინი კი, რომლებიც ძირითად დროს სასწრაფი და არასასწრაფო არამნიშვნელოვან მოქმედებებზე ხარჯავენ, უპასუხისმგებლოდ ცხოვრობენ, რისი შედეგიცაა სხვებზე დამოკიდებულება, დავალების შეუსრულებლობა და ა.შ. ეფექტიანად მომუშავენი ცდილობენ მესამე და მეოთხე სამუშაოების იგნორირებას, ამცირებენ სასწრაფო და მნიშვნელოვანი მოქმედებების შესრულების დროს, რათა მეტი დრო დახარჯონ არსასწრაფო, მაგრამ მნიშვნელოვანი სამუშაოების შესრულებაზე. სწორედ, არსასწრაფო, მაგრამ მნიშვნელოვანი მოქმედებებია საკუთარი თავის ეფექტიანი მართვის საშუალება. ასეთი მოქმედებებია: ურთიერთობების დამყარება, დავალებების განსაზღვრა, სტრატეგიული დაგეგმვა და ა.შ. ეს ის საქმეებია, რომლებიც აუცილებლად უნდა გაკეთდეს, მაგრამ იშვიათად კეთდება, რადგან სასწრაფო არ არის.
ხელმძღვანელთა მუშაობის ეფექტიანობის ერთ-ერთ მთავარ მაჩვენებლად დასახულ ამოცანათა გადაწყვეტისას დროში წინსწრებას მიიჩნევენ. სამწუხაროდ, ბევრ ორგანიზაციაში მართვის მაღალ საფეხურზე მდგომი ხელმძღვანელი ბევრ დროს ხარჯავს ოპერატიული პრობლემების გადაწყვეტაზე. ის, რაც დიდი ხნით ადრე უნდა გაკეთებულიყო, იმის გამო, რომ არ გაკეთდა, ოპერატიულად გადასაწყვეტი გახდა. დღეს კი, როცა დიდ დროს ვანდომებთ ოპერატიულ ამოცანათა გადაწყვეტას და არ ვფიქრობთ პერსპექტიულ პრობლემებზე, დრო რომ მოვა, ისინიც ოპერატიულად გადასაწყვეტი გახდება. ასე იკვრება შრომის არაეფექტური ორგანიზაციის გამო წრე და თანდათან მკვიდრდება მუშაობის მანკიერი სტილი.
არის შემთხვევები, როცა მენეჯერი, რომელსაც საკუთარი თავი გამოცდილი და შრომისუნარიანი მუშაკი ჰგონია, ამჯობინებს თავად შეასრულოს სამუშაო, რომელსაც თანამშრომლებიც იოლად გაართმევენ თავს. მას მიაჩნია, რომ ეს გაცილებით სწრაფი პროცესია და თან მიზეზად სხვების გამოუცდელობასა და არაკომპეტენტურობას ასახელებს. სინამდვილეში, მენეჯერს თავად არ გააჩნია ძალაუფლების დელეგირების სათანადო გამოცდილება და არ ძალუძს პერსონალს აუცილებელი ფუნქციები აათვისებინოს. თუკი სამუშაოს დამოუკიდებლად შეასრულებს და არ მისცემს თანამშრომელს შანსს ისწავლოს, რა თქმა უნდა, დროის დაზოგვა შესაძლებელია. ეს ერთხელ დასაშვებია, მაგრამ მეორედ, მესამედ, მეოთხედ უკვე ნათელი გახდება, რომ ხელმძღვანელი გაუმართლებლად ხარჯავს დროს. სჯობს, დრო ერთხელ დავკარგოთ და ხელი შევუწყოთ ხელქვეითებმა კარგად შეისწავლონ თუ რა და როგორ გააკეთონ, რათა ხელმძღვანელი მომავალში ასეთი სამუშაოების შესრულებისაგან გათავისუფლდეს. საბოლოოდ, შესაძლებელი გახდება დროის დაზოგვა და მხოლოდ იმ ყველაზე მნიშვნელოვან პრიორიტეტულ საკითხებზე კონცენტრირება, რომელთა გადაწყვეტაც ხელქვეითებს არ შეუძლიათ.
წარმატების მისაღწევად აუცილებელია პრიორიტეტების სწორად განსაზღვრა და მოცემულ დროში თანმიმდევრული მოქმედებები. ეს კი მოითხოვს სწორად მოხდეს უფლებამოსილებათა დელეგირება და შესაძლებელი იქნება სასურველი მიმართულებით განვითარება. დროის გონივრული მართვის მიზნით, აუცილებელია გამოვლინდეს სტრესული მდგომარეობის არსებობა საკუთარ თავში და ეძიოთ სტრესების მოხსნის მეთოდები.
პირადი დროის მართვა უნდა განიხილებოდეს, როგორც ფირმის, ორგანიზაციის მართვა. თუ ჩვეულებრივ მენეჯერსა და, მაგალითად, სააქციო საზოგადოების სტრუქტურას შორის პარალელებს გავავლებთ, დავინახავთ, რომ ნებისმიერ მენეჯერს ისევე, როგორც სააქციო საზოგადოებას, ჰყავს აქციონერები (ნათესავები, მეგობრები), მომხმარებლები (დამსაქმებლები), აქვს საქონლის ასორტიმენტი და მომსახურების სახეები (შესაძლებლობები, ცოდნა), საკუთარი მარკეტინგი და სტრატეგიული დაგეგმვა, საკუთარი მმართველობითი აღრიცხვა, ბუღალტერია და ა.შ.
პრაქტიკული გამოცდილებით მდგომარეობის მთავარი უპირატესობებია:
– სისტემურობა, მთლიანობა, პირადი ეფექტიანობის ამაღლების ლოგიკური თანმიმდევრობა;
– პირადი დროის მართვის პროცესში ფირმის, ორგანიზაციის მართვის მიზნით შემუშავებული მეთოდების გამოყენება;
– პირადი დროის მართვასთან დაკავშირებული ამოცანების გადაჭრის მიზნით საკუთარი მმართველობითი გამოცდილების გამოყენების შესაძლებლობა.
აღნიშნული პრინციპებიდან გამომდინარე, მიზანშეწონილია, პირადი დროის მართვის სისტემა ორგანიზაციის (ფირმის) მაგალითზე აიგოს. ეფექტიანობის მაღალი მაჩვენებლობის მისაღწევად აუცილებელია გამოყენებულ იქნეს ლოგიკური თანმიმდევრობით განსაზღვრული ეტაპებისაგან შემდგარი პირადი რეინჟინირინგის კომპლექსური პროექტი, რომელსაც გარკვეული მიზნები და ეფექტიანობა ექნება. რეინჟირინგი ფართო ცნებაა და მას სხვადასხვაგვარად განმარტავენ. იგი არის ორგანიზაციის, ფირმის, კომპანიის გაჯანსაღების პროცესი ინჟინირინგის, ანუ ცოდნის, შემოქმედებითი მიდგომის თვისებრივად ახალ დონეზე აყვანის გზით. რეინჟირინგი წარმოადგენს რეალურად მიღებული გადაწყვეტილებების, ფუნდამენტური გადახალისებისა და რადიკალური ცვლილებების პროცესს ორგანიზაციის (ამ შემთხვევაში პიროვნების) საქმიანობის ძირითადი მაჩვენებლების ნახტომისებური გაუმჯობესების მიზნით.
პირადი რეინჟირინგის პროექტის ეტაპები მართვის ყველა პროცესს მოიცავს და სამი ძირითადი ნაწილისაგან შედგება: 1. სიტუაციის ანალიზი; 2. მოდელირება, მმართველობითი ზემოქმედების დამუშავება, გადაწყვეტილების მიღება; 3. რეგულირება, სიტუაციის შეცვლა სასურველი მიმართულებით, დაბრუნება ანალიზთან.
ისეთ სიტუაციებში, სადაც დატვირთვის ხარისხი მაღალია და ელემენტარული წესრიგის უმოკლეს ვადებში დამყარება გადაუდებელ აუცილებლობას წარმოადგენს, მიზანშეწონილია მართვის პროცესი გადაწყვეტილების მიღებით, კერძოდ, პრიორიტეტების განსაზღვრით დაიწყოს. ნაკლებად მნიშვნელოვანი საქმეები დასაწყისშივე უნდა გამოირიცხოს და ყურადღების კონცენტრაცია უმთავრეს საკითხებზე მოხდეს. ჩვეულებრივ რეჟიმში პირადი რეინჟირინგის პროექტის განხორციელებას ოთხი-ხუთი კვირის განმავლობაში ყოველდღიურად 15-20 წუთიც რომ დაეთმოს, სავსებით საკმარისია. მსგავსი ინვესტიცია საშუალებას იძლევა საბოლოოდ გადაიჭრას პროექტის პირველი ეტაპის მთავარი ამოცანები: პირადი დროის რესურსის შეფასება, უტილიზება და “ნარჩენების” რაციონალური გამოყენება, საკუთარი თავის მართვის (თვითმენეჯმენტის) სისტემის ჩამოყალიბება, რაც დახარჯული დროის ოპტიმიზაციის და კონტროლის საშუალებას იძლევა, გადაწყვეტილებების მიღებისა და შემდგომი ეტაპების დაგეგმვის მიზნით საინფორმაციო ბაზის შექმნა და სხვა.

Print Friendly, PDF & Email

comments

Social media & sharing icons powered by UltimatelySocial