საქმიანი კორესპონდენციის საერთაშორისო სტანდარტები

რ. მაისურაძე, ო. შუდრა
საზღვარგარეთიდან შემოსული წერილის დამუშავება იწყება კონვერტის გარეგანი შემოწმებით და გახსნით (წესით, კონვერტში წერილი 2 ან 3 ნაწილად ისე უნდა იყოს გაკეცილი, რომ ტექსტი შიგა მხარეს მოექცეს). მიღებულია, რომ კონვერტს მდივანი ხსნის ვიწრო (მარჯვენა) მხრიდან, მენეჯერი კი – ზედა მხრიდან (ეს წესი თავიდან აგვაცილებს ბევრ გაუგებრობას). თანამედროვე კონვერტებში ხშირად მარჯვენა მხარეს მითითებულია გახსნის ადგილი, ზედა, მიწებებული ზოლის ქვეშ კი დაცვის ორი ინდიკატორია (ნახევრადამოჭრილი წრეები).
კონვერტის რამდენიმე საერთაშორისო ფორმატი არსებობს. მათ შორის ყველაზე გავრცელებულია ფორმატი DL (110 მმ X 220 მმ), უფრო ნაკლები ზომისაა Monarch (98 მმ X 190 მმ). ხოლო შედარებით დიდია ფორმატი C5 (162 მმ X 229 მმ) და C4 (230 მმ X 330 მმ). ეს უკანასკნელი გათვლილია A4 ზომის ფურცელზე.
გავრცელებულია, მაგრამ საერთაშორისო ISO სტანდარტში არ შედის ე.წ. ღA სერიის კონვერტები: LETTER, LEGAL, EXECUTIVE, EVRO და სხვ.
კონვერტზე ადრესატის მისამართი იწერება მარჯვენა ქვედა ნაწილში, გამგზავნის (ადრესანტის, უკუმისამართის) ადგილი კი მარცხენა ზედა მხარეა (1999 წლიდან საქართველოც ამ სტანდარტზეა გადასული). თუმცა უფრო მოსახერხებელია გამჭვირვალე “ფანჯრიანი” კონვერტი, სადაც ადრესატის მისამართი თვით წერილზეა დაბეჭდილი. მისამართი კონვერტზე იწერება სქემით – ვის – სად, ე.ი. იწყება გვარით (დაწესებულება) და ბოლოვდება ქვეყნით. ამასთან ყოველი სტრიქონი იწყება აბზაცის გარეშე: გვარი – თანამდებობა – დაწესებულება – სახლის ნომერი და ქუჩა (და არა პირიქით), – ქალაქი – შტატი (საგრაფო და სხვ.) – საფოსტო ინდექსი – ქვეყანა (თვით წერილში ქვეყანა არაა აუცილებელი).
საფოსტო ინდექსს აშშ-ში Zip Code -ს უწოდებენ, დიდ ბრიტანეთში – PO (Post Office), საქართველოში რამდენიმე წელია ექვსნიშნა საფოსტო ინდექსი 38… შეიცვალა ოთხნიშნა 01….ით.
კონვერტზე შეიძლება იყოს დაბეჭდილი შემდეგი გრიფები: Expess Delivery (Urgent, Please Forvard) – სასწრაფოა, Private (Personal, Confidential) – პირადია, Air-Mail – ავია და სხვ. თუ წერილს სხვა პირიც უნდა გაეცნოს (ან პასუხი სასწრაფოა) მიუთითებენ – Attention (საყურადღებოდ). თუ არ იციან თანამშრომლის მისამართი და წერილი მოითხოვს სხვა მისამართზე (ან ქვეყანაში) გადაგზავნას – მიუთითებენ Care Of (ან C/O), რაც ნიშნავს გთხოვთ გადააგზავნოთ და არა ფრთხილად, როგორც შეცდომით მითითებულია ჩვენთან გამოცემულ ზოგიერთ წიგნში.
წარწერა კონვერტზე – P & P ნიშნავს გაგზავნის და შეფუთვის ხარჯებს.
მსოფლიოს სხვადასხვა ქვეყანაში საქმიანი წერილის გაფორმების სხვადასხვა სტანდარტი და ტრადიცია არსებობს. მიუხედავად ამისა, საერთაშორისო (ინგლისურ) ენაზე შედგენილი წერილებისთვის გარკვეული ნორმები ჩამოყალიბდა. ცხოვრების დაჩქარებულმა ტემპმა საქმიანი მიმოწერის ტრადიციებზე იმოქმედა. გამარტივდა პუნქტუაცია და ნაკლებად ცერემონიული გახდა მიმოწერის ეტიკეტიც. ჩვეულებრივი (წერილ-მძიმიანი) სტილის გარდა, შემოიჭრა შეზღუდული სტილი (მძიმე მხოლოდ რამდენიმე ადგილას) და თავისუფალი, ღია პუნქტუაციის სტილი (წერტილ-მძიმის გარეშე). ამჟამად ჩვენთანაც შემოდის უაბზაცო, ბლოკური (კომპიუტერული) სტილით ტექსტის გაფორმების ტენდენცია, სადაც აბზაცის როლს ორი გამოტოვებული სტრიქონი (ინტერვალი) ასრულებს (არსებობს ე.წ. ნახევრადბლოკური სტილიც, რომელსაც ძირითადად სარეკლამო დანიშნულება აქვს).
საქმიანი წერილის ბლანკის ზედა ნაწილში ორგანიზაციის დასახელებაა, რეკვიზიტების ძირითადი ნაწილი კი (საქართველოს სტანდარტებისაგან განსხვავებით) ხშირად ქვედა ნაწილშია. ბლანკზე მისამართის, ტელეფონის და ფაქსის ნომრის გარდა, გავრცელებულია შემდეგი ბიზნეს�სიმბოლოები: e x t (ტელეფონის დამატებითი ნომერი),VAT (დღგ), Reg (ფირმის რეგისტრაციის ნომერი) & – ამპერსანდი, (და ფუნქციით), @ – კომერციული at, (დან-მდე ფუნქციით), # – ოკტოტორპი, კვადრატი (ნომრის ფუნქციით), Inc (Co) – კომპანია, Cable – სატელეგრაფო მისამართი, Aპ – აპარტამენტი და სხვ.
წერილის თარიღი, საერთაშორისო სტანდარტით, მარჯვენა მხარეს დაღმავალი წესით იწერება (1998 წლიდან – წელი ოთხი ციფრითაა, მაგ. 2007.12.01). წელი – თვე – რიცხვი, ხოლო წერილის მარჯვენა მხარეს, სადაც წერილის ნომერი (ინდექსი) უნდა იყოს, შესაძლოა იყოს ინიციალებით შედგენილი მითითება (ღეფერენცე). მაგალითად, Oურ ღეფ: JB/MW ნიშნავს, რომ გამოგზავნილი წერილი შედგენილია მენეჯერ ჯეინ ბელის და მისი თანაშემწის (მდივნის) მიერ.
ვრცელ, A4 ფორმატის წერილს სჭირდება სათაური (მოკლე შინაარსი), რომელსაც აღნიშნავენ ქვევიდან ხაზგასმით ან სიმბოლოებით: შუბჯეცტ, Re (ჩვენთან გამოცემულ ზოგიერთ წიგნში შეცდომით ღე და ღეფ გაიგივებულია).
საქმიანი წერილის ტექსტი იწყება მიმართვის სტანდარტული ფორმებით (ჩვენთან გავრცელებული ძახილის ნიშნების გარეშე). თვით ტექსტი უნდა იყოს თავაზიანი (მაგრამ არა მორიდებული), პირდაპირი (მაგრამ არა უხეში), მტკიცე (მაგრამ არა ჯიუტი). წერილის ბოლოში დამშვიდობების (კომპლიმენტის) ტრადიციულ ფორმებს ელექტრონული წერილების ზეგავლენით დაემატა ნაკლებად ცერემონიული ფორმებიც (მაგ. Best Regards, Kind Regards). როცა ხელმძღვანელის დავალებით წერილს ხელს აწერს სხვა პირი, იყენებენ სიმბოლოებს For ან P.P.
წერილის ბოლოს შეიძლება მითითებული იყოს დანართების რაოდენობა (Enc) და გაგზავნილი ასლების მისამართები (CC), ფრანგული აბრევიატურა RSVP (გთხოვთ მიპასუხოთ), E & O.E (ან ლათინურად S.E & O) – შეცდომები და შესწორებები გამორიცხულია (ფინანსურ დოკუმენტებში), PTO – გთხოვთ გადააბრუნოთ ფურცელი,MORE, Continuation – გაგრძელება შემდეგ გვერდზე&ლოწასტ;.
ელექტრონული წერილების ზეგავლენით ბოლო წლებში პოპულარული გახდა ლათინური ასოებით შედგენილი ტექსტები, რომლის შინაარსი მშობლიურ (მაგ. ქართულ) ენაზე იკითხება (ტრანსლიტერაცია).
სტატიაში აღწერილი �ლოკოკინა� ფოსტისაგან განსხვავებით (ამერიკელების ტერმინია) ელექტრონული ფოსტით და ფაქსით წერილის გაგზავნა იმდენად გამარტივდა, რომ არა თუ ოფისებში, არამედ კონფერენც�დარბაზებში, ბიზნეს�ცენტრებში, სასტუმროებში, აეროპორტებში, თვითმფრინავის სალონებშიც კი გათვალისწინებულია მოდემის სპეციალური ელექტრო ბუდეები პორტატული კომპიუტერით (ნოუთბუქით) წერილის გასაგზავნად ან მისაღებად. უკანასკნელ წლებში კი WIFI ტექნოლოგიით ეს კავშირი უმავთულოდ, კაბელის გამოყენების გარეშეც ხორციელდება.
განსხვავებული კულტურის ფართო მასების ინტერნეტში ჩართვას საქმიან კორესპონდენციაზე ჩვენი ტრადიციული წარმოდგენები ახალ, გლობალურ დონეზე გადააქვს.