თანამედროვე საქმის წარმოება

ომარ შუდრა
მსოფლიოში ყოველწლიურად ასობით მილიარდი საქმიანი ქაღალდი ბრუნავს. საქმის წარმოების ავტომატიზაციაზე (ამ ახალ მიმართულებას ჩვენთან და რუსეთში ინფორმატიკა შეისწავლის, საზღვარგარეთ კი- დოკუმენტალისტიკა) მოთხოვნილება დიდია, რადგან არ არსებობს ორგანიზაცია, რომ დოკუმენტებთან არ მუშაობდეს. ამასთან, ყველგან ერთნაირი პრობლემებია: დოკუმენტის დაკარგვა, ძებნა, კონტროლი, საქმის მწარმოებელ მუშაკთა დაბალი კვალიფიკაცია.

ერთდროულად, ორგანიზაციებს შორის ინფორმაციის გაცვლას სახელმწიფოსათვის სტრატეგიული მნიშვნელობა აქვს. მაგალითად, აშშ ადმინისტრაციის კომპიუტერიზაციამდე ქაღალდის საქმეებზე წელიწადში 600 მლნ დოლარი იხარჯებოდა. ამჟამად კი მაიკროსოფტის მონაცემებით, ევროკავშირის ქვეყნებს საქმიანი ქაღალდები 4 მილიარდი ევრო უჯდებათ. ევროკომისიამ დაისახა მიზნად 2010 წელს (ავსტრალიის მიბაძვით), საერთოდ უარი თქვას საქაღალდე ტექნოლოგიაზე.
თუ XX საუკუნის შუა წლებამდე კაცობრიობა მხოლოდ საწარმოო ტექნოლოგიას იცნობდა, კომპიუტერიზაციის შემდეგ გამოჩნდა ტექნოლოგიის ახალი სახეობა, სადაც გამოსავალი პროდუქცია ინფორმაციაა (მართვა, დაგეგმვა, ბანკები, განათლება, მედიცინა, თანამგზავრული კავშირები და სხვა).
ამჟამად მკაცრ კონკურენტულ გარემოში ბიზნესის გაძღოლა სულ უფრო რთულდება. პერსონალური კომპიუტერის ბაზაზე საქმის წარმოების ავტომატიზაციის სისტემები 80%-ით ამცირებს დოკუმენტის დამუშავების დროს. საქართველოში ინფორმატიკის ეს მიმართულება (თუნდაც საბუღალტრო აღრიცხვისგან განსხვავებით) ჩანასახოვან მდგომარეობაშია. ამასთან, თუ კომპანიის საბუღალტრო საქმეში ოფისის თანამშრომელთა მხოლოდ 10 პროცენტი მონაწილეობს, საქმის წარმოებაში თანამშრომელთა 90 პროცენტია ჩართული. ზოგადად ფინანსური დოკუმენტაცია უფრო ფორმალიზებულია და ადვილად ექვემდებარება ავტომატიზაციას. ამიტომაა, რომ ბუღალტრის პროფესიის პრესტიჟი ბოლო 5-10 წელიწადში საგრძნობლად ამაღლდა. ასეთივე ტენდენციები იწყება საქმის წარმოებაშიც.
საქმისწარმოება ადმინისტრაციული მართვის დარგია. მისი ძირითადი ფუნქცია მართვის დოკუმენტური უზრუნველყოფაა: თუ დაწესებულებაში არაა წესრიგი დოკუმენტებთან მუშაობაში – უარესდება მართვაც: დაწესებულების მუშაობის ეფექტურობა (განსაკუთრებით, როდესაც დიდი მოცულობის და მრავალფეროვანი ინფორმაციის გადამუშავებასთან გვაქვს საქმე) ბევრადაა დამოკიდებული დოკუმენტბრუნვის ხარისხზე.
ორგანიზაციაში დოკუმენტზე მოთხოვნილება წარმოიშვა თანამშრომელთა შორის ფუნქციების განაწილებისას; დოკუმენტი აწებებს ფუნქციათა საზღვრებს, ის ფუნქციათა განაწილების იარაღია.
დაწესებულებაში დოკუმენტების შესრულების კონტროლის ავტომატიზაციის სისტემების დანერგვას ჯერ კიდევ 80-იანი წლების კომპიუტერებზე ცდილობდნენ, მაგრამ არატრადიციული ტექნოლოგია ჩინოვნიკთა გამოუცხადებელი ბოიკოტის გამო ფეხს ვერ იკიდებდა. მათ არ აწყობდათ ხელმძღვანელს საქმის რეალური ვითარება სცოდნოდა.
ერთ საუკუნეზე მეტია, რაც საქართველოში (ისევე, როგორც რუსეთში) ჩამოყალიბდა დოკუმენტებთან მუშაობის გარკვეული მეთოდიკა. მართვის დოკუმენტური უზრუნველყოფის გაუმჯობესება კი მიმდინარეობს ისედაც სუსტი არსებული ნორმატიული ბაზის და უცხოური გამოცდილების გარეშე, სტიქიურად. საქართველოში საქმის წარმოება რომ უფრო ნაციონალური ცნებაა, ამას სუბიექტურთან ერთად ობიექტური მიზეზებიც აქვს: ესაა ცენტრალიზებული კონტროლის ვერტიკალური) სისტემა – დოკუმენტი ჯერ ხელმძღვანელის მაგიდაზე უნდა დაფიქსირდეს, მაშინ როდესაც დასავლეთში უფრო ჰორიზონტალური სისტემებია გავრცელებული. მეორე მიზეზია დოკუმენტის სარეგისტრაციო ჟურნალი (ბარათი), რომლის რეკვიზიტებიც სახელმწიფო სტანდარტითაა რეგლამენტირებული. რაც უფრო გრძელი იყო ინფორმაციული ჯაჭვი საქმეზე, მით უფრო ფასდებოდა ჩინოვნიკი. ასეთი დოსიე კი არც ერთ ქვეყანაში არაა…
ტრადიციული მეთოდიკა პოსტსაბჭოურ პერიოდშიც დაკანონდა სახელმწიფო სტანდარტებში და საქმის წარმოების ინსტრუქციებში, თუმცა საქმის წარმოებაში უნდა მოძრაობდეს ქაღალდები და არა ადამიანები.
ჩვენგან განსხვავებით, დასავლური (მაგალითად, გერმანული) სისტემა ემყარება მაღალ საშემსრულებლო დისციპლინას, იგი დეცენტრალიზებულია, ხოლო ზოგიერთი სახეობის დოკუმენტი საერთოდ არ რეგისტრირდება. ამჟამად იქ დოკუმენტების 70 პროცენტი ქაღალდის დუბლიკატის გარეშეა, საქმის წარმოების ავტომატიზაცია მოითხოვს ინფორმაციული ტექნოლოგიების უკანასკნელ მიღწევებს: მონაცემთა ბაზებს, საძიებო სისტემებს, არქიტექტურას კლიენტი-სერვერი და სხვ. თუ ტერმინი დოკუმენტბრუნვა აღნიშნავს მზა დოკუმენტების კონტროლირებად მოძრაობას, ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა ამის გარდა მოიცავს დოკუმენტების მომზადებისა და კომპიუტერულ ქსელში გაცვლის სტადიებსაც (ელექტრონული ფოსტის საშუალებით შეიძლება თათბირების ორგანიზაცია და შესრულების კონტროლიც). აქ კომპიუტერის გამოყენება მხოლოდ შეჩვევის საკითხია, ისევე როგორც პაპირუსის ნაცვლად ქაღალდის გამოყენება.
თუ კომპიუტერის გამოყენება საბეჭდი მანქანის ნაცვლად პირველი ნაბიჯი იყო, დღეისათვის ჩვენთან უფრო გავრცელებულია ცალკეული სამუშაო ადგილების ავტომატიზაცია (ბუღალტერი, მდივანი, ტაბელის ინსპექტორი, საშვის გამოწერა), ასეთ სისტემებს პერსონალურ საინფორმაციო სისტემებს უწოდებენ. მაგალითად, მდივან-რეფერენტისათვის შექმნილი სისტემები (Infoselect და სხვ.) 2-3-ჯერ ზრდის შრომის ნაყოფიერებას, სამუშაო კი ბევრად უფრო საინტერესო და მრავალფეროვანი ხდება. უფრო რთულია საკითხის კომპლექსური გადაჭრა, ტექნოლოგიის შემუშავება მთელი დაწესებულებისათვის, კორპორაციისათვის.
სხვადასხვა ქვეყნებში შექმნილია ასეთი სისტემებიც – Lotus notes, Staffware, 2000, და სხვ.. ასეთ კორპორაციულ ინტრაქსელში სამუშაო ადგილების რაოდენობა რამდენიმე ასეულს აღწევს, დოკუმენტბრუნვის ელექტრონულ კონტურში კი ათეულ ათასობით კაცია ჩართული. სისტემის ელექტრონული არქივი მილიონამდე დოკუმენტს მოიცავს. საინტერესოა, რომ ავტომატიზაციას ექვემდებარება არა დოკუმენტნაკადი, არამედ შესაბამისი სარეგისტრაციო ბარათები, ე.ი. დოკუმენტის ტექსტი სისტემაში კი არ შედის – მასზე მხოლოდ მითითებაა, რომელიც მონაცემთა ბაზაში ინახება. საჭირო შემთხვევებში კი დოკუმენტის ელექტრონული ასლის ჩაკერებაც შეიძლება.
დოკუმენტს აქვს მიმდინარე სტატუსი (მაგალითად, ხელმოსაწერია – ხელმოწერილია – არაა ხელმოწერილი). ყოველ თანამშრომელზე განსაზღვრულია სხვადასხვა დონის კონფიდენციალობის დოკუმენტებთან მუშაობის უფლება. შემოღებულია წამყვანი ოპერატორი (სისტემური ადმინისტრატორი) სისტემის აწყობისათვის. სისტემაში შესვლისთვის გამოიყენება პაროლის ნაირსახეობა – ელექტრონული ხელმოწერა, რომელიც შეიძლება იყოს გასაცნობი და საბოლოო. ასეთ სისტემაში გამორიცხულია დოკუმენტის დაკარგვა, ძიება კი დაიყვანება შეკითხვაზე (თემატიკის ან საკვანძო სიტყვის მითითებით).
სისტემის პროგრამული უზრუნველყოფა მეგობრულია (რუსულ სისტემებში ძირითადად გამოყენებულია შედარებით რთული მონაცემთა ბაზები – Oracle da MS SQL Server.
ახალი ტექნოლოგია მოსახერხებელია სხვადასხვა ანგარიშების, რეგისტრაციის ჟურნალის, საკონტროლო და დავალებათა შესრულების ნუსხების ბეჭდვისათვის, რთული ანკეტების გამოყენებისათვის (სადაც მითითებულია პასუხების ვარიანტებიც), დიდი მოცულობის დოკუმენტების სკანირებისათვის.
ეს სისტემები დაწესებულებაში ადმინისტრაციული საქმის წარმოების ნაწილობრივ ავტომატიზაციას გულისხმობს. ესაა ფაქტობრივად, კოლექტიური დოკუმენტბრუნვის სპეციალიზებული სისტემა, რომელიც ერთიან ინფორმაციულ სივრცეში მოქცევით ზრდის სამუშაო და საანგარიშო დოკუმენტის ხარისხს, კოლექტიური ცოდნის, საცნობარო და სხვა ინფორმაციის მაქსიმალური რეალიზაციით.
მაგალითად, სისტემა კონტროლზე აყვანილი დოკუმენტების თარიღის გასვლამდე პერსონალს რამდენიმე დღით ადრე აფრთხილებს. ავტომატიზებულია დოკუმენტის შედგენის წინასწარი ეტაპები – საკანონმდებლო ბაზის და ადრე შექმნილი დოკუმენტების შესწავლა, აგრეთვე დისტანციური (Web – ორიენტირებული) და მობილური (ნოუთბუქით) მომხმარებლის მომსახურება.
დაწესებულ კონკრეტულ ორგანიზაციულ სტრუქტურაზე და საქმეთა ნომენკლატურაზე აწყობას წამყვანი ოპერატორი ან საშუალო კვალიფიკაციის სისტემური ტექნოლოგი ახორციელებს.