როგორ ჩავაბაროთ ეფექტურად შესრულებული სამუშაო

რედაქციისაგან
დამსაქმებლები დაქირავებულთა თითოეული წუთის გაკონტროლებას ყოველთვის დიდი მონდომებით ცდილობენ, მაგრამ ვერ პოულობენ რეგულარი ანგარიშის ჩაბარების ისეთ ორიგინალურ საშუალებას, სადაც მუშაკები დაწვრილებით აღწერენ მათ მოქმედებებს. სამუშაო დროის რა მონაკვეთის გამოყენება შეუძლია მუშაკს ანგარიშის მოსამზადებლად და რომელ პარამეტრებზე გვირჩევენ ექსპერტები ყურადღების გამახვილებას?
“ერთი წლის წინ მსხვილ დასავლურ სტრუქტურაში მენეჯერის თანამდებობაზე დავნიშნეთ ადამიანი, რომელიც ადრე ცნობილ რუსულ სარეკლამო სააგენტოში მუშაობდა” – მოგვითხრობს კომპანია ჩორნერსტონე-ის დეპარტამენტის ხელმძღვანელი. მან სამუშაოს შეცვლის მიზეზად დაასახელა ყოველდღიურად სავალდებულო დაწვრილებითი ანგარიშის კეთება, რომელიც ნებისმიერ თანამშრომელს ევალებოდა. თვის დასასრულს კი ვერავინ იხსენებდა სხვა შესრულებულ სამუშაოს, დაწვრილებით ყოველდღიური ანგარიშებს გარდა. გენერალური დირექტორი დაწვრილებით შეისწავლიდა მის მაგიდაზე შეგროვებულ ანგარიშების და შემდეგ სათითაოდ იძახებდა ამა თუ იმ ანგარიშის ავტორს. ასე გრძელდებოდა რამდენიმე თვე, სანამ საერთო შეკრებაზე შეწუხებულმა თანამშრომლებმა წარადგინეს ახალი ფორმა: თვის დასაწყისში თითოეულ თანამშრომელს უნდა ჩამოეწერა დავალებები და შემდეგ დაეწერა ანგარიში წვრილმანი დეტალების გამოტოვებით.
“ანგარიშის გარეშე შეუძლებელია ეფექტურობის შეფასება, სტრატეგიის შემუშავება ან კომპანიის შემდგომი განვითარების შესაბამისი პროგნოზის გაკეთება”, – ირწმუნება მოსკოვის ფილიალის ხელმძღვანელი იულია ივანოვა. მაგრამ ის დრო, რომელსაც თანამშრომლები ანგარიშების მოსამზადებლად ხარჯავენ, მათი სამუშაო დროის 5-10%-ს არ უნდა აღემატებოდეს – დასძენს ივანოვა. “დროის მენეჯმენტთან დაკავშირებით არსებული წესი ითვალისწინებს – თუ თქვენი დღის დაგეგმვა დღეში 5-10 წუთს აღემატება, ხოლო კვირაში – 15-20 წუთს, მაშინ იგი უნდა შეიცვალოს”, – აცხადებს კომპანია “დროის ორგანიზაციის” გენერალური დირექტორი გლებ არხანგელსკი.
უშედეგო საათები
დასავლეთის კომპანიების პრაქტიკის მიხედვით, მოსკოვის ზოგიერთ მარკეტინგისა და საზოგადოებასთან ურთიერთობის სააგენტოებში მომსახურე პირები ვალდებულნი იყვნენ შეევსოთ ანგარიში, სადაც მათი თითოეული წუთი გაწერილი იქნებოდა. თანამშრომელი კვირის განმავლობაში წუთების მიხედვით აღწერდა თუ რა დავალება შეასრულა და – რა დროში. ანგარიში ხელმძღვანელს გადაეცემოდა და იგი ამ ანგარიშის მიხედვით თანამშრომელს ხელფასს ურიცხავდა. მენეჯერებისთვის და განსაკუთრებით პროექტის ხელმძღვანელთათვის ეს ნამდვილი წამება იყო: როგორ უნდა გაკეთებულიყო ანგარიში იმის შესახებ, რისი აღწერაც კონკრეტულად შეუძლებელია? მაგალითად, კლიენტის “შებმასა” და გარიგების დადებაზე შესაძლებელია 2-3 ან მეტი საათი დაიხარჯოს, ხოლო მისი შედეგი კი წინასწარ ცნობილი არ არის. საზოგადოებასთან ურთიერთობის სააგენტოს ერთ-ერთმა დიზაინერმა დიდხანს იფიქრა, თუ როგორ უნდა ჩაეწერა ანგარიშში მის მიერ დახარჯული დრო და შემდეგი ჩანაწერი მოიფიქრა : “10.00-19.30 – მე ვფიქრობ, 19.30-23.00 – ვახორციელებ. 7 დღეს კვირაში, 365 დღეს წელიწადში”.
როგორც ბიზნესკომუნიკაციების სააგენტოს ხელმძღვანელი აღნიშნავს, ანგარიში მთელი დღის მანძილზე უნდა მზადდებოდეს და მაშინ მასში აღწერილი იქნება თითოეული თანამშრომლის საქმიანობა.
ზოგიერთ შემთხვევაში დასავლური კონსალტინგის პოპულარიზაცია აბსურდამდე მიდიოდა და ნამუშევარი საათების მიხედვით გამოწერილი ხელფასის მიღებისას მენეჯერები ჩიოდნენ, რომ კომპანია მათ ბიუჯეტს სერიოზულად და მიზანმიმართულად აზარალებდა. დასაქმებული და დამსაქმებელი ერთსა და იგივე პრობლემას სხვადასხვა პოზიციებიდან განიხილავენ.
ექსპერტები ირწმუნებიან, რომ ნორმატივები პროდუქტიულობაზე უნდა იყოს ორიენტებული და არა დროზე. მსგავსი ნორმატივები მოეთხოვებათ კომპანია THI Selection-ის თანამშრომლებს, რომლებმაც შეხვედრების რაოდენობის ანგარიში კვირაში ერთხელ უნდა წარადგინონ.
პრაქტიკა გვიჩვენებს, რომ ანგარიშს მაშინ აქვს აზრი, როდესაც ის პროდუქტიულობას წარმოაჩენს. კომპანია “ალმოს” თანამშრომლები გაყიდვების სფეროში ყოველდღიურად ხარჯავენ 10-15 წუთს, როდესაც ისინი უბრალო კითხვებს სცემენ პასუხს: ვის შეხვდნენ, რა შედეგი მიიღეს, რომელ მომწოდებელთან თანამშრომლობდა კლიენტი ადრე და რამდენად მომგებიანია ესა თუ ის კლიენტი. ფიქსირებული ხელფასის გარდა, თანამშრომლები ყოველ ახალ გარიგებაზე ბონუსს იღებენ, რომელშიც გარიგების პროცენტი არ შედის. კომპანიის ხელმძღვანელი დარწმუნებულია, რომ თუ გარიგება არ შედგება, მისი თანამშრომელი ჩადენილ შეცდომას ახალი გარიგების დადებისას აღარ გაიმეორებს.
სასარგებლო ციფრები
“დავალების შესრულების გაკონტროლების საუკეთესო საშუალებას ანგარიში არ წარმოადგენს, მაგრამ კომპანიებს მათი დახმარებით ეკონომიკური ამოცანების გადაჭრა შეუძლიათ” – ირწმუნება სანკტ-პეტერბურგის მენეჯმენტის უმაღლესი სკოლის უფროსი მასწავლებელი ტატიანა ანდრეევა. “ანგარიში საშუალებას აძლევს კომპანიებს მიახლოებით მაინც გაარკვიონ, თუ რამდენად მომგებიანი მათთვის ესა თუ ის კლიენტი”.
ანგარიში ყველა კომპანიისათვის ინდივიდუალირი უნდა იყოს – ყველფერი იმაზეა დამოკიდებული, თუ რა მიზანი აქვს დამსაქმებელს.
თუ კომპანიაში ორი განსხვავებული პროდუქტი იწარმოება და კომპანიის ხელმძღვანელობამ მათზე მარკეტინგული დანახარჯები უნდა გაანაწილოს, მაშინ მარკეტოლოგებმა ანგარიშში უნდა ჩაწერონ თუ რა დრო დაიხარჯა თითოეულ პროდუქტზე. მსგავსი ანგარიში შეიძლება სამ გრაფად დაიყოს – “დრო”, “პროდუქტის ტიპი”, “მოქმედება”. წესის მიხედვით, ეკონომისტები ორიენტირად პირველ და მეორე გრაფებს მიიჩნევენ, ხოლო მესამე გრაფის მიხედვით ხელმძღვანელი გაიგებს, თუ რას საქმიანობდა ხელქვეითი.